La Videoconferencia es un sistema de comunicación diseñado para llevar a cabo encuentros a distancia en tiempo real que le permite la interacción visual, auditiva y verbal con personas de cualquier parte del mundo.
Con la Videoconferencia podemos compartir
información, intercambiar puntos de vista, mostrar y ver todo tipo de
documentos, dibujos, gráficos,
fotografías, imágenes de ordenador y vídeos, en el mismo momento, sin tener
que trasladarse al lugar donde se encuentra la otra persona.
APLICACIONES
DE LA VIDEOCONFERENCIA
Debido a que la videoconferencia es
un sistema interactivo, puede verse su aplicación en:
Reuniones Ejecutivas
Educación continua
Cursos especializados
Seguridad a distancia
Conferencias
Telemedicina
Asesorías
Seminarios
Capacitación Técnica
Negocios, etc.
La Videoconferencia
optimiza
tiempo, ya que impide que se pierda tiempo productivo,
pues con el hecho de hacer una conexión puede entablar contacto con aquellas
personas que se encuentran parcialmente distantes. Reduce el
desgaste humano: es decir, con un viaje
y por cambios de horario, tiene que descansar un día para reponerse y estar en
perfectas condiciones para presentarse a una reunión; con la videoconferencia
sólo tiene que sentarse en su lugar habitual y encender su ordenador, lo que no requiere
ningún tipo de desgaste ni pérdida de tiempo.
Reduce gastos: cuando usted viaja, regularmente lo hace acompañado del personal capacitado para tratar el asunto, lo que implica pagar hotel, transporte y alimentos. Además hay que agregar que estos viajes son repetidos y que no siempre son al mismo lugar; analice cuánto gasta usted al año y cuánto gastaría si adquiriera un equipo de videoconferencia, considerando la durabilidad de éste último.
Facilidad de transmisión de información: hay que tener en cuenta que la videoconferencia permite transmitir información desde una pizarra hasta archivos de ordenador, ya que el sistema de videoconferencia acomoda virtualmente todas las cosas que podrían requerirse para llevar a cabo una reunión; puede hacer uso de proyectores, transparencias, videograbadoras, pizarrones, etc.
NETMEETING,
UN PROGRAMA PARA VIDEOCONFERENCIA
De la misma forma que el nuevo Messenger se nos impone con Windows XP, el programa para la Intranet NetMeeting (versión 3.x) también está incluido en el inventario de Windows 98 o Windows 2000/XP. NetMeeting permite, aparte de realizar videoconferencias, enviar mensajes de texto y archivos, chatear y compartir programas con otros usuarios. Funciona sólo en redes TCP/IP, es decir, en Internet o en la Intranet TCP/IP local. Funciona igual en XP que en Windows 98, aunque los cuadros de diálogo en XP resulten un poco más "futuristas".
CONFIGURACION DE NETMEETING
Encontramos NetMeeting en Inicio/Programas/Accesorios/en Herramientas de Internet si usamos Windows 98 o en Comunicaciones, en el caso de Windows 2000/XP. Otra forma de activar NetMeeting es seleccionar Inicio/ejecutar, y escribir "conf". En la ventana que se abre escribimos nombre y dirección de correo, pinchamos en Siguiente y seleccionamos "No mostrar mi nombre en el directorio", y desactivamos la casilla de la opción superior, ya que no queremos darnos de alta en un servidor de directorio. Estos datos son importantes si queremos trabajar con NetMeeting en Internet, pero ahora vamos a centrarnos en Red local.
Hacemos clic en siguiente y seleccionamos la conexión de Red de área local. En los siguientes pasos se puede configurar el audio de NetMeeting. Hacemos clic en Siguiente hasta llegar a Finalizar.
COMUNICACION EN RED CON NETMEETING
¿Quiere entrar en contacto con otros miembros de la Red? No hay problema, lo importante es conocer los nombres de los ordenadores. También en este caso es necesario que todos los usuarios hayan activado NetMeeting.
CHAT CON NETMEETING
Vamos a llamar a alguien. Por ejemplo, al sr. Pérez del ordenador Pérez. Pero, ¿qué es eso del ordenador Pérez? Todos los odenadores tienen un "nombre", que suele venir de fábrica pero que podemos cambiar. Veamos cómo consultar el nombre del ordenador y el grupo de trabajo con Windows XP. Haga clic con el botón derecho del ratón en MiPC y seleccione propiedades y clic en Nombre de equipo. Aquí podemos cambiar el nombre predeterminado y el del grupo de trabajo. En versiones anteriores de Windows, selecciones Propiedades del entorno de Red y haga clic en la pestaña de identificación: lea el nombre en el campo Nombre del PC, que puede cambiar libremente.
a) Escriba el nombre del ordenador en el campo superior. Haga clic en el botón Llamar.
b) En su pantalla aparecerá la ventana Esperando la respuesta de Pérez.
c) En el ordenador de destino, Pérez, "sonará el teléfono" (si están conectados los altavoces y la tarjeta de sonido). Su compañero debe hacer clic en Aceptar.
d) En el área inferior verá quiénes son los usuarios conectados. ¿Quiere charlar un poco? Haga clic en Chat.
e) Aparecerá una ventana de conversación. Escriba el texto en el cuadro Mensaje. Seleccione en Enviar a, si desea enviar el mensaje a todos los usuarios de la Red o de forma privada a un solo miembro.
f) Haga clic en el botón Enviar mensaje. Ahora puede conversar tranquilamente con su compañero. Para salir del chat sólo tiene que cerrar la ventana.
g) ¿Quiere desconectarse? Seleccione el botón Finalizar la llamada.
Si utilizamos Windows 2000/XP, se pueden enviar mensajes a otros ordenadores con la línea de comandos net send nombre_de_equipo mensaje. Por ejemplo, escriba desde el DOS: send Perez Por favor inicia NetMeeting.
ENVIO DE ARCHIVOS CON NETMEETING
Otra interesante posibilidad de NetMeeting es la de enviar archivos.
a) Haga clic en el botón Transferir archivos, situado en la parte inferior derecha.
b) Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. Haga clic en Agregar archivos
c) Seleccione el archivo que desea enviar en el siguiente cuadro de diáligo. Puede añadir más archivos repitiendo este procedimiento.
d) Seleccione ahora en la lista correspondiente el usuario al que envía los archivos. ¿Quiere que sean todos los de la Red? En este caso haga clic en Enviar todo
e) Una ventana informa al destinatario del archivo de la transferencia. Pulsando sobre el botón Abrir podrá ver el contenido del archivo.
f) Los archivos recibidos, normalmente se guardan en la carpeta C:\Archivos de programa\Net Meeting\Archivos recibidos. En la ventana Transferir archivos, haga clic en Ver los archivos recibidos.
LA PIZARRA
Es una especie de tablón en el que puede copiar objetos y presentarlos a otros miembros de la Red.
a) Conéctese con algún miembro de la Red. Active la Pizarra haciendo clic en el botón del mismo nombre.
b) Aparecerá la Pizarra, en la que puede escribir, dibujar o resaltar determinados objetos con colores.
c) ¿Quiere mostrar un texto, gráfico o diagrama? Seleccione el objeto en su correspondiente programa. Cópielo en el Portapapeles con Crtl + C, y luego péguelo a la Pizarra con Crtl + V.
La Pizarra es sólo un elemento estático, ideal para mostrar objetos, pero no pensando en editarlos.
COMPARTIR PROGRAMAS
Para compartir un programa, sólo es necesario que esté en su ordenador. Veamos cómo otro usuario de la Red puede ayudarle a crear una tabla con Excel:
Pulse en Compartir programa. Busque el documento que desea compartir, por ejemplo, proyecto.xls. Haga clic en Compartir para compartir el programa que desee; se puden compartir varios programas simultáneamente.
De momento, todo funciona como si fuera una especie de televisor. El otro usuario podrá seguir lo que usted hace en una ventana, sólo ve el programa compartido. Mantenga esta ventana en primer plano en su ordenador para que su compañero no la pierda de vista. Si por el contrario trabaja con un programa no compartido, la ventana del ordenador de su compañero estará en negro.
¿Quiere que su compañero trabajar con este documento? En ese caso, tiene que darle acceso total al mismo. Observe el área Control. Haga clic en el botón Permitir control. Si quiere permitir un acceso total, marque la opción Aceptar automáticamente las peticiones para control. De este modo, su compañero puede trabajar con el programa compartido desde su ordenador, incluso si él no ha instalado dicho programa en su ordenador.
¿Ha permitido el control total? En ese caso, su compañero podrá editar, modificar, guardar e incluso eliminar sus documentos sin problemas. Pero, ¿cómo funciona esto exactamente? Primero, su compañero debe "agarrar el timón", pidiendo el control seleccionando Pedir control en el menú Control. ¿Desea recuperar el mando sobre su programa? Haga clic en No compartir o No compartir nada.
VIDEOCONFERENCIA CON NETMEETING 3.01
Dentro del apartado de comunicaciones en tiempo real (estando las dos personas conectadas a Internet en ese mismo momento) nos encontramos con 3 grandes modalidades: las conversaciones por escrito (chat), las conversaciones habladas (tipo teléfono) y las videoconferencias (en las que además de hablar, podemos ver a la otra persona).
El Netmeeting 3.01 es también un programa de videoconferencia que nos va a permitir (si tenemos el equipo adecuado) realizar las siguientes cosas:
Para poder sacar el máximo provecho de un programa de este tipo hacen falta pocos recursos:
Configuración
Cuando abrimos el Netmeeting por primera vez nos hará algunas preguntas, tales como:
Realizar una llamada:
Las llamadas se pueden realizar a través de directorios o directamente a través de la IP de la persona con la que contactar.
Para contactar de forma directa con otra persona, hay que saber su IP. En windows 95 y 98, para saber la IP que nos han asignado al conectar, hay que ir al botón Inicio, pulsar en la opción ejecutar y escribir "winipcfg". Se abrirá una ventana dándonos nuestra IP, la cual tendremos que mandar, por ejemplo por correo, a la persona que queremos que nos llame. Otra forma fácil de conectar a través de IP sería a través de programas como el ICQ. Teniendo la IP de la otra persona, la escribimos en la caja de texto que pone dirección (ver dibujo) y pulsamos sobre el botón llamar.
Para contactar a través de un directorio, pulsaremos sobre el botón "buscar en directorio" (ver dibujo1). Al hacer esto se abrirá una nueva ventana (ver dibujo 2). En ella podremos buscar a través del directorio de Microsoft o de cualquier servidor de Netmeeting público. Para usar otro directorio público, bastará con escribir su dirección y esperar hasta que salga la lista de personas conectadas. Por ejemplo, escribiendo ils.ctv.es.
Algunas direcciones de directorios públicos son:
Una vez que tengamos la lista, a través de los iconos podremos saber quién tiene cámara, quién sonido, quién está ya hablando (a la izquierda de su dirección de correo aparecerá un ordenador resaltado con una especie de sol rojo), .... Para conectar con cualquier persona, basta con hacer un doble clic sobre su nombre y esperar a ver si acepta la llamada.
Contestar una llamada
Si alguien nos llama, y en el menú Llamar la opción No molestar está desactivada, sonará un timbre telefónico y aparecerá una ventanita. Si aceptamos ya estaremos conversando.
En caso de disponer de cámara de vídeo ya podremos ver a la persona en la pantalla y en la esquina inferior derecha de ella, en pequeño, veremos nuestra imagen, si hemos pulsado el botón "enviar vídeo". En cualquier momento podemos congelar o dejar de enviar nuestra imagen con ese mismo botón. Con el botón "separar vídeo propio", podemos hacer que nuestra imagen pase a otra pantalla a un lado. Haya o no cámara, en la parte de abajo, aparecerá el nombre de las personas conectadas.
Conversar
Una vez conectados, si tenemos micrófono y altavoces ya podemos hablar. Además, podemos pulsar el botón de "Conversar por escrito" lo que abrirá una ventana para poder escribir. También podemos pulsar el botón pizarra, lo que abrirá una pantalla tipo Paint para poder dibujar. En ambos casos a la otra persona se le abrirán ventanas semejantes, viendo ambos todo lo que haga la otra persona.
Compartir aplicaciones
Cuando estamos conectados con alguien, podemos compartir cualquier aplicación que tengamos abierta, así como el documento que abramos o creemos en ella. Al hacer esto, además, podemos darle a la otra persona permiso para poder modificar y participar en la elaboración del documento. Es importante tener claro que la aplicación y documento que se están compartiendo están en una sola de las dos máquinas (no es preciso que la otra persona tenga la misma aplicación). Lo que está haciendo es compartir la de la otra persona por control remoto.
Para compartir una aplicación, bastará con tenerla abierta y pulsar el botón del Netmeeting "Compartir programas". Eso abrirá una ventana como la de la imagen. En ella aparecerá una lista de las aplicaciones abiertas. Seleccionamos la que deseamos compartir y elegimos las opciones de si permitimos que la otra persona tome también el control y si para ello precisa de nuestro permiso o no. Aceptamos y ya podemos trabajar colaborando.
Es importante que no dejemos el control a personas desconocidas ya que podrían modificar o borrar vuestros archivos.
¿Uno o varios?
Netmeeting permite hablar con varias personas a la vez. Si está hablando con una y recibe otra llamada, al aceptarla, esa persona se incorpora al grupo que está hablando. No obstante el vídeo y el audio sólo se puede usar con una persona en cada momento. Además, el hecho de conversar con varias personas a la vez relentizará todavía más las ya sobrecargadas líneas. Tenga en cuenta que el vídeo y el audio ocupan mucho espacio y necesitan de conexiones ya de por sí muy buenas.
Transferencia de archivos
Mediante el botón de "Transferir archivos" podemos enviar un archivo en segundo plano (mientras seguimos haciendo otras cosas) a una o todas las personas de la llamada actual. Otra forma será apretar con el botón derecho del ratón sobre el nombre de cualquier persona de aquellas con las que estamos conversando y elegir enviarle un archivo, seleccionando el que queremos. La persona receptora podrá aceptar o rechazar la recepción del mismo.
Espero que disfrutéis con todas estas posibilidades que serán más grandes cuando mejoren y se abaraten las comunicaciones en nuestro país, antes llamado España.
© 2002 Javier de Lucas